Hedef: 7. günün sonunda satış elemanı WhatsApp'taki siparişi Excel'e elle yazmıyor. Her gün 1 iş, en fazla 30 dakika. Bayilere hiçbir şey öğretmeniz gerekmiyor; onlar yine WhatsApp'tan yazıyor.
Gün 1 — Ölçün (30 dk)
- Dünün WhatsApp siparişlerini sayın: kaç sipariş, kaçı 18:00 sonrası, kaçı sesli/fotoğraf, kaçı "geçen seferki".
- Satış elemanına sorun: bir siparişi Excel'e geçirmek kaç dakika? Çarpın. Bu sizin günlük "yazı işçiliği" saatiniz.
- Çıktı: tek satır. "Günde 25 sipariş, 4'ü gece, 6'sı sesli, 40 dk elle giriş."
Gün 2 — Ürün listesini temizleyin (30 dk)
- Excel'inizdeki ürün listesini açın. Aynı ürünün 3 farklı yazımı varsa ("Ayran 200", "ayran 200ml", "AYRAN KÜÇÜK") teke indirin.
- Her ürüne birim yazın: koli, teneke, kasa, çuval, palet. Bayinin dediği birimle sizin birimiz aynı olsun.
- Çıktı: ürün adı + birim + fiyat, tek sayfa. Bu liste her sistemin temeli; temiz değilse hiçbir otomasyon çalışmaz.
Gün 3 — Bayi listesini temizleyin (20 dk)
- Rehberdeki bayileri: ad, dükkan adı, telefon, bölge/rota günü. Sipariş vermeyen 6 aylık numaraları ayrı sayfaya alın.
- Her bayiye bölge yazın. "Bornova Salı, Karşıyaka Perşembe" gibi.
- Çıktı: aktif bayi listesi, bölgeli.
Gün 4 — Sipariş kabul kuralını yazın (15 dk)
- Tek paragraf: sipariş kabul saati, minimum tutar, sevkiyat günleri, iade süresi. Bunu bayilere göndermeyin; sistem ve personel için.
- Mesai dışı mesajını buna göre kurun (WhatsApp Business, şablon #47).
- Çıktı: "Sipariş 17:00'ye kadar, min 1.500 TL, Bornova Salı/Cuma, iade 24 saat."
Gün 5 — 8 şablonu hızlı yanıta koyun (20 dk)
- Rehberdeki 50 şablondan 8 çekirdeği kaydedin: alındı, onay, ürün yok, araç çıktı, teslim, fatura, vade, mesai dışı.
- Satış elemanı yarından itibaren serbest yazmayı bırakıp şablonla cevaplıyor. Tek fark bu; süre yarı yarıya düşer.
- Çıktı: herkes aynı dili konuşuyor, "abi tamam" yerine sipariş no'lu onay.
Gün 6 — Sistemi kendi siparişinizle deneyin (20 dk)
- SiparisWP'ye kayıt olun (sipariswp.com/kayit, kredi kartı yok). Gün 2'deki ürün listesini panele yükleyin (Excel'den).
- Kendi telefonunuzdan sisteme bir bayi gibi yazın: "5 koli ayran 2 teneke peynir yarına". Fişin nasıl çıktığına bakın.
- Sesli mesaj atın. Fotoğraf atın. Yanlış yazın ("peynr 2"). Ne yaptığını görün.
- Çıktı: "Bu benim siparişimi doğru okudu mu?" sorusunun cevabı. Okumadıysa devam etmeyin, bize yazın; ürün listesinde düzeltilecek bir şey vardır.
Gün 7 — Tek bayi ile canlıya alın (30 dk)
- En anlayışlı, en çok sipariş veren bayinizi seçin. Ona "bundan sonra siparişin otomatik onayı gelecek, bir gariplik görürsen ara" deyin. Başka bir şey anlatmayın.
- O bayinin siparişlerini 3 gün sistemden takip edin; satış elemanı yine Excel'e yazsın, iki listeyi karşılaştırın.
- Uyuşuyorsa ikinci hafta bölge bölge açın. Uyuşmuyorsa fark nerede, panelden bakın; genelde birim adı sorunudur.
- Çıktı: ilk otomatik fiş. Satış elemanının o siparişe harcadığı süre: 0.
Sık takılınan 3 yer
- 1"Bayiler alışamaz." Bayi hiçbir şey değiştirmiyor; aynı numaraya aynı şekilde yazıyor. Değişen sadece cevabın hızı.
- 2"Ürün listemiz 800 kalem." İlk hafta en çok satan 50'yle başlayın. Sistem sormayı bilir; tanımadığı ürünü bayiye sorar, siz panelden eklersiniz.
- 3"Yanlış fiş keserse?" Sistem fişi hazırlar, sevkiyat ekibiniz onaylar. İlk hafta her fişe bakın; ikinci hafta sadece "belirsiz" işaretlilere.
Gün 6'da 20 dakikada göreceğiniz şey, bu rehberin tamamından daha ikna edicidir. Kendi sipariş mesajınızı yazın, fişi izleyin. → 14 gün ücretsiz: sipariswp.com/kayit · Kurulumda yardım: wa.me/905437209333